• På forsiden af MS Booking trykker du på "Opret reservationsside".
• Et vindue popper frem og her vælger du "Opret fra bunden".
• Du skal nu navngive din reservationsside og har samtidig mulighed for at vælge "Firmatype", tilføje et logo og angive åbningstider.
• Dernæst har du mulighed for at tilføje medlemmer til reservationssiden samt tildele dem roller. Rollerne er som følger:
  • Administrator har fuld adgang til reservationssiden og alle indstillinger.
  • Gruppemedlem har adgang til deres egne aftaler og tilgængelighed.
  • Planlægger kan håndtere aftaler og dem der har foretaget en booking.
  • Seer har læseadgang til alle dele af bookingkalenderen men kan ikke foretage ændringer eller redigere.
  • Gæst kan ikke åbne bookingkalenderen eller reservatinssiden men kan bookes til aftaler der bliver kommunikeret til dem via mail. 
• Det næste skridt er, at du kan "Konfigurer en tjeneste". Her har du kun mulighed for at redigere en enkelt aftaletype men flere kan tilføjes senere.
• Som det sidste skridt skal du vælge hvem der har mulighed for at booke. Om det skal være internt i AAU, om folk kan booke der ikke er tilknyttet AAU eller om der ingen selvbetjening skal være.
• Når du er færdig og reservationssiden er blevet oprettet vil et link blive gjort tilgængeligt som kan deles. Det er via dette link at der kan foretages bookinger.

• Gå til den pågældende reservationsside
• Tryk på "Personale" i menuen til venstre. 
• Tryk herefter på "Tilføj nyt personale"
• Du kan nu søge en medarbejder frem, vælge den rolle vedkommende skal have (Se "Sådan opretter du en delt reservationsside" for mere information om roller) samt hvilket tidsrum denne kan bookes i.  

På nuværende tidspunkt er det ikke muligt, da denne funktion ikke er integreret i MS Bookings. Den eneste løsning er at lave en separat booking af et lokale når en booking er modtaget. Proceduren vil være følgende:

• Når du har modtaget en booking fra MS booking, find et ledigt lokale og lav en separat kalenderbooking i det pågældende tidsrum.
  • Husk ikke at skrive noget personfølsomt i mødeteksten, som vil fremgå af mødeskærmen. Skriv f.eks. "Vejledningsmøde" eller andet relevant.
• Når lokalebookingen er gået igennem (og du har modtaget en accept mail på dette), gå til din booking side i Outlook.
• Gå ind under "Tjenester" og vælg den pågældende tjeneste, som er booket.
• Gå ind under "Kalender og tilgængelighed" og klik på det pågældende møde.
• Gå ind i "Rediger"
• Under "Detaljer om tjeneste" tryk på "Flere indstillinger"
• Under "Lokation" (er angivet med et ikon) enten søger du det pågældende lokale frem (skriv evt. lokale adresse, hvis det ikke er vist i oversigten) eller skrive hele adressen og lokale nummer (anbefales, da det vil være en fordel for specielt eksterne bookere).
• Tryk på "Brug denne placering
• Husk at afslutte ved at trykke på knappen "Opdater reservation" Bruger får nu en opdateret mail, hvor "Placering" (adressen) fremgår.

Ja, men din reservationsside skal være sat op til det. 

• Gå til MS Bookings
• På forsiden af MS Bookings har du en oversigt over dine reservationssider. På den pågældende reservationsside, trykker du på de tre prikker. 
• Tryk derefter på "Del" og i drop down menuen vælger du "Tilgængelig for alle". 
• Alle med linket kan nu booke en tid.

Hvis du skal aflyse en booking der er blevet foretaget, så skal dette foregå via MS Bookings. Sletter du aftalen i din Outlook kalender, så vil personen der har oprettet bookingen ikke få besked om, at aftalen er aflyst. 

For at aflyse en booking: 

• Åbn MS Bookings igennem enten en browser eller via Outlook.
• Tryk på din reservationsside.
• Du får nu en kalenderoversigt, hvor du kan se de personer der kan bookes tid hos. 
• Find den pågældende aftale og klik en enkelt gang på aftalen og i vinduet der dukker frem trykker du på "Annuller"
• Du har mulighed for at skrive en besked om, hvorfor mødet bliver aflyst. 
• Når du trykker "Send aflysning" vil vedkommende der har booket en aftale modtage en mail angående aflysningen - med den besked du har skrevet. 

Når en person aflyser en booking vil du modtage en mail omkring dette. Derudover vil der i kalenderen stå "Afbooket" og du skal i MS Bookings kalenderen fjerne denne booking, hvis du vil gøre tidspunktet tilgængelig for booking igen. 

Det kan man godt men som default er dette slået fra. For at tilføje en mailpåmindelse skal du:

• Gå til den pågældende reservationsside i MS Bookings. 
• Tryk på "Tjenester" i menuen til venstre. 
• Tryk på "Rediger tjeneste" i den pågældende tjeneste du har tilføjet som booking mulighed. 
• I menuen til venstre skal du vælge "Meddelelser".
• Som det anden nederste punkt kan du tilføje en mailpåmindelse.

Når der tales om "Tjenester" i MS Bookings, menes der de forskellige bookingmuligheder du kan vælge at opsætte. Dette kan være aftaler du kan kalde noget forskelligt. Eksempelvis "Vejledermøde", "MUS samtale" eller "Sparring". 

For at tilføje en tjeneste skal du gøre følgende: 

• Gå til den pågældende reservationsside.
• Tryk på "Tjenester".
• Tryk på "Tilføj" ny tjeneste.
• Du har nu mulighed for at navngive denne tjeneste, sætte varighed op og tilføje medlemmer der kan bookes til denne tjeneste.