Tekst: Jonas Storgaard, ITS og Marianne Fuglsang Welling Farsinsen, AAU Kommunikation og Public Affairs Foto: ITS

Serviceportal.aau.dk. Det er en web-adresse, du som ansat eller studerende på AAU fra d. 13. marts skal bruge, når du har brug for hjælp og vil i skriftlig kontakt med IT-supporterne i IT Services (ITS).

Med den nye serviceportal er det slut med uoverskuelige mailtråde og e-mails, der let forsvinder i indbakken. På den nye portal får studerende og ansatte mulighed for selv at oprette sager, spore status og kommunikere direkte med IT-support via en chatfunktion. Dette skaber en mere transparent og interaktiv oplevelse for brugerne, samtidig med at det øger effektiviteten i sagsbehandlingen.

Den nye serviceportal betyder, at supportmailen support@its.aau.dk bliver lukket. Alle nye sager skal enten oprettes gennem den nye serviceportal, telefonisk på 9940 2020 eller ved de fysiske servicedeske på campus.

- Vi har store forventninger til serviceportalen og håber, at brugerne vil tage godt imod forandringen. Vi er klar over, at ansatte og studerende i dag er vant til og trygge ved at sende mails til os på support@its.aau.dk, og vi gør alt, hvad vi kan, for at den nye proces via serviceportalen vil give en god oplevelse, fortæller Anja Bredal, som er teamleder for IT-support.

I forbindelse med overgangen til den nye webportal fra d. 13. marts har IT-support forberedt en bred informationskampagne, som skal sikre, at AAU’s ansatte og studerende hjælpes godt på vej i forandringen. Der bliver blandt andet fysiske pop up-stande i kantiner, plakater, information på universitetets hjemmesider, opdateringer på sociale medier mv.

Serviceportalen kommer også til at gribe IT-supportsager, som Studieservice, Økonomiafdelingen og HR er sagsbehandlere på. Der er derfor i løbet af februar og marts planlagt uddannelse for alle brugere, som skal administrere sager i det nye system, så alle involverede får en god overgang til det nye værktøj.

Løbende udvikling og forbedring: Den første version af serviceportalen bliver lanceret d. 13. marts. Projektgruppen bag den nye webportal vil i tiden efter lanceringen have fokus på at gennemgå brugernes tilbagemeldinger med henblik på at spotte hvilke forbedringstiltag, der med fordel kan udvikles og implementeres.